"השתגעת", שמעתי בחור צעיר בכניסה לגן האירועים מזדעק בחלחלה. הוא הפנה את דבריו לכלתו לעתיד. כיוון שהדרמה הקטנטנה התפתחה לא הרחק ממני, חשבתי לעצמי שכדאי שאשלוף את "האנטנה המיוחדת" שלי להאזנה צהובה במקביל לרפרוף בעיתון היומי.
"מה פתאום לשלוח הודעות SMS לאורחים?! את רוצה שהחבר'ה יקראו לנו סטוקרים?!"
השיחה התפתחה בעוד היא מנסה לשכנע אותו כמה חשוב לעמוד בתקציב שהקצו לאירוע, והוא עסוק בשלו בטענות בנוסח "מה יגידו?!"

אחרי מספר דקות של ויכוח, שנראה שהגיע למבוי סתום, הם עשו מהלך שהפתיע גם אותי; ופנו אליי בבקשה שאהיה הגלגל השלישי בשיחה, ואביע את דעתי בעניין הודעות ה-SMS לאורחים. ניצלתי את הדלת שנפתחה בפניי, ושטחתי בפניהם את מלוא הידע שיש לי בתחום, וכמובן את ניסיוני מהחיים עצמם.

תתקדמו, ותתחילו להתרגל לחוויית משתמש קסומה

עונת האירועים והשמחות נפתחה רשמית, וטוב שכך. אלא שלצד השמחה, עולים שוב על הפרק נושאים, שהתחילו להעלות אבק במגירה צדדית. אחד מאותם נושאים שמטרידים במיוחד בני זוג צעיר הוא כמות האורחים; ואיך לעודד את הגעתם לאירוע. בסופו של דבר כולנו רוצים אירוע שבו רחבת הריקודים מלאה, וחשוב מכך שכמות המוזמנים שתגיע תהיה בהתאמה להזמנת המקומות מול גן האירועים, כך שיהיה כיסוי חלקי מובטח למאורע.

ואיך כל זה נשען על הודעות SMS? בהרבה מאוד מובנים.

הברור מאליו, וגם המרכזי הוא הודעת SMS בתפוצה מלאה אל כל האורחים, שמאפשרת לבני הזוג לקבל מידע מהימן על כמות האורחים שעתידים להגיע. בצורה הזו נוצר מאזן בין הצפי לבין מה שעתיד להתרחש בפועל.

"ומי אמר שבפועל הם באמת יגיעו, אולי במקרה ישכחו? אנשים כל כך עמוסים היום, שיכול להיות ש'יברח להם מהראש' שהאירוע מתקיים באותו יום".

שמחתי על האמירה, כי היא השלימה בדיוק את ההמשך שמסביר את תועלות ה-SMS, ולכאן כבר נכנס אלמנט חוויית המשתמש. "אחרי שהרשימה של המוזמנים ברורה, ואפשר להפיק ממנה דוח אקסל מסודר – מתלכדת בידיכם הרשימה המזוקקת", הסברתי להם. "תקראו לזה "רשימת הזהב" לחתונה שלכם; ומכאן מתחילה חוויית השירות לאורח".

"זה אומר שמספר ימים לפני מועד החתונה תישלח הודעת SMS לתפוצת האורחים מ"רשימת הזהב" בלבד, ותזכיר להם את מועד החתונה". המלצתי להם לצרף להודעה מסר אישי, שמחזק את תחושת ההתרגשות של בני הזוג, ואת השמחה שלהם מכך שהאורח או האורחת חולקים איתם את היום המיוחד הזה.

מכאן אפשר עוד לשדרג את חוויית האורחים, וזאת באמצעות שליחת הודעה ביום האירוע, שמצורף אליה קישור למיקום גן האירועים או האולם. אם מדובר במיקום בעייתי שמקומות החנייה בו מוגבלים, אפשר לשלוח שניים או שלושה קישורים לניווט לחניונים שיש להם הסדר עם האולם. "כך חסכתם מעצמכם עוגמת נפש של האורחים בכניסה לאולם, וזכיתם ביותר פנים מחויכות", הדגשתי את מידת החשיבות.

את המשך החוויה של האורחים זימרו בקול אחד בני הזוג – "ואחרי החתונה נישלח להם הודעת תודה שהם היו איתנו באותו ערב". שמחתי שהמבוי הסתום הגיע לשירה הרמונית, וחייכתי אליהם. לדבריהם הוספתי: "ואל תשכחו שגם כאן אפשר לחשוב על מסר יצירתי, שתכינו מראש, כתודה לאורחים".

פניתי אל הבחור שלא ראה בתחילת השיחה את הרווח בשליחת הודעות SMS לאורחים, וראיתי שהאסימון נפל ופניו מאירים. "זה לגמרי מתקדם העניין הזה עם ה־SMS", הוא אמר לי. "אורחים שלנו יודו לנו שחשבנו עליהם לאורך כל הדרך".

איחלתי לזוג הצעיר מזל טוב, והם הודו לי מקרב לב.